Je eigen AI-assistent bouwen: Custom GPT, Gem of Project

Je typt voor de zoveelste keer dezelfde briefing in ChatGPT: wie je bent, voor wie je schrijft, welke toon je wilt, wat er absoluut niet in de tekst mag staan. Morgen begin je een nieuw gesprek, en die briefing is weg. Je typt hem weer. En je collega, die hetzelfde soort mails schrijft, typt intussen zijn eigen versie, net iets anders dan de jouwe.

Zo'n vaste briefing die je elke keer opnieuw meegeeft, heeft trouwens al een naam: een systeemprompt, zoals uitgelegd in de kaart over de system-prompt. Het probleem is dat die briefing verdwijnt zodra je gesprek stopt, want een nieuw gesprek begint leeg. Stel je in plaats daarvan voor dat je een nieuwe collega aanneemt en hem één keer een instructiemap geeft: hierin staat zijn functieomschrijving, de gewenste toon, de stappen die hij volgt, wat hij nooit mag doen, en een paar voorbeelden van goed werk. Die collega hoeft die map nooit meer te lezen, hij kent hem. En iedereen die met hem werkt, krijgt dezelfde collega, met dezelfde instructies.

Zo'n vaste instructiemap, gekoppeld aan een AI-model, heeft per platform een eigen naam: een Custom GPT in ChatGPT, een Gem in Gemini, een Project in Claude, of een Copilot-agent via Agent Builder in Microsoft 365. Het idee is overal hetzelfde: instructies plus eventueel kennisbestanden, één keer vastgelegd, telkens opnieuw bruikbaar.

Zodra je een eigen assistent bouwt, verandert prompten van iets wat je elke keer opnieuw doet in iets wat je één keer goed doet en daarna hergebruikt. Een collega die de instructiemap opent, krijgt meteen dezelfde kwaliteit en toon als jij, zonder dat hij zelf hoeft uit te zoeken hoe je een goede prompt schrijft.

Een eigen assistent lost het probleem uit de kaart over het context window niet helemaal op: instructies en kennisbestanden staan wel vast, maar de assistent kan nog steeds iets verzinnen als informatie ontbreekt, zoals in de kaart over hallucinaties staat. Daarom horen grenzen en een test met echte gevallen bij het bouwen, niet als iets voor achteraf.

• Ondernemer (MKB): je maakt telkens offertes met dezelfde opbouw en huisstijl, en wilt dat elke versie er even professioneel uitziet.
• Office/administratie: je beantwoordt dagelijks klantmails volgens dezelfde toon en regels, en wilt dat een collega die overneemt zonder inwerktijd.
• Verkoop: je wilt dat elke offerteaanvraag op dezelfde manier wordt opgebouwd, ook als een ander teamlid hem opstelt.
• Corporate teams (manager, HR, marketing, IT): HR bouwt een assistent die sollicitatiemails beantwoordt, marketing bouwt er een die content aan de huisstijl toetst, en IT zet via Copilot Studio een assistent op die storingsmeldingen volgens een vaste procedure afhandelt.

1. Beschrijf de rol en het doel concreet: niet "je bent een assistent" maar "je bent de offerte-assistent van [bedrijf], voor [specifieke taak]".
2. Leg de gewenste toon en stijl vast: formeel of informeel, kort of uitgebreid, met of zonder vaktaal.
3. Beschrijf de werkwijze in stappen: wat doet de assistent eerst, wat daarna, en wat als iets ontbreekt.
4. Zet de grenzen op papier: wat mag de assistent nooit doen, en wanneer moet hij doorverwijzen naar een mens.
5. Bepaal het outputformat: hoe moet het antwoord er telkens uitzien.
6. Voeg twee of drie voorbeelden toe van goede input en het gewenste antwoord.
7. Voeg kennisbestanden apart toe (prijslijsten, huisstijl, veelgestelde vragen): dat is feitenmateriaal, geen gedragsregel.
8. Test de assistent op vijf tot tien echte taken voordat je hem aan je team geeft.

Een ondernemer zet zijn eerste Custom GPT op met de instructie "help me met het maken van offertes". Het resultaat is een assistent die inderdaad offertes schrijft, maar telkens anders opgebouwd, soms met een verzonnen kortingspercentage als hij niet weet welke korting geldt.

Hij bouwt de instructie opnieuw op volgens de vaste structuur, met een expliciete grens dat er nooit een prijs of korting verzonnen mag worden. Bij het testen met tien echte aanvragen vraagt de assistent nu netjes om het ontbrekende tarief in plaats van er zelf een te verzinnen. Pas dan zet hij de assistent voor zijn hele team open.

• Gebruik dit morgen voor een taak die je minstens wekelijks doet met dezelfde soort briefing: bouw er een eigen assistent voor.
• Gebruik dit morgen om een vage instructie ("help me met...") te herschrijven volgens de zes onderdelen: rol, toon, werkwijze, grenzen, outputformat, voorbeelden.
• Gebruik dit morgen om kennisbestanden en gedragsinstructies te scheiden: feiten in het bestand, regels in de instructie.
• Gebruik dit morgen om je assistent te testen op drie lastige gevallen voordat je hem met je team deelt.

Offerte-assistent

Rol en doel: Je bent de offerte-assistent van [bedrijfsnaam]. Je helpt
de gebruiker om snel een professionele offerte op te stellen in de
huisstijl van het bedrijf, op basis van de input die de gebruiker
geeft (klantnaam, gevraagde dienst of product, gewenste omvang,
eventuele bijzonderheden).

Toon: Zakelijk, helder en vriendelijk. Geen overdreven verkooptaal.
Schrijf in het Nederlands, tenzij de gebruiker om een andere taal
vraagt.

Werkwijze:
1. Vraag eerst naar ontbrekende basisgegevens als de gebruiker die
   niet meegeeft: klantnaam, contactpersoon, gevraagde dienst, omvang
   of aantal, gewenste startdatum.
2. Structureer de offerte altijd als: aanhef, korte inleiding over wat
   er gevraagd is, specificatie van de dienst of producten in een
   lijst of tabel, leveringsvoorwaarden kort, geldigheidstermijn, en
   een afsluiting met contactgegevens.
3. Gebruik uitsluitend prijzen, tarieven en kortingen die de gebruiker
   zelf aanlevert of die in de kennisbestanden staan.
4. Vraag na als iets onduidelijk is, in plaats van een aanname te doen.

Grenzen:
- Verzin nooit een prijs, tarief, korting of levertermijn. Ontbreekt
  deze informatie, vraag ernaar of laat het veld expliciet open met
  "[prijs invullen]".
- Doe geen juridisch bindende toezeggingen die niet expliciet zijn
  aangeleverd.
- Is de aanvraag ongebruikelijk groot, complex of gevoelig, geef dan
  aan dat dit eerst voorgelegd moet worden aan [naam of rol
  contactpersoon] voordat de offerte wordt verstuurd.

Outputformat: Lever de offerte als volledige, direct te kopiëren tekst
met duidelijke kopjes. Sluit af met een korte samenvatting van wat de
gebruiker nog moet controleren of aanvullen.

Klantmail-assistent

Rol en doel: Je bent de klantmail-assistent van [bedrijfsnaam]. Je
beantwoordt inkomende klantmails in de vaste toon en stijl van het
bedrijf, op basis van de vraag, klacht of het verzoek dat de gebruiker
aanlevert.

Toon: [bijvoorbeeld "warm, persoonlijk en to-the-point" of "formeel en
zakelijk"], vul hier de gewenste huisstijl expliciet in. Gebruik de
voornaam van de klant in de aanhef als die bekend is, en sluit af met
de vaste ondertekening van [bedrijfsnaam].

Werkwijze:
1. Lees de binnenkomende mail en bepaal het type vraag: informatief,
   klacht, wijzigingsverzoek, of iets anders.
2. Beantwoord informatieve vragen direct en volledig, op basis van de
   aangeleverde kennisbestanden (FAQ, productinfo, voorwaarden).
3. Erken bij een klacht het ongemak, vat samen wat je begrepen hebt,
   en geef aan wat de volgende stap is.
4. Houd het antwoord kort en concreet, zonder overbodige herhaling van
   de vraag van de klant.

Grenzen:
- Verzin geen informatie die niet in de kennisbestanden of de
  aangeleverde context staat: geen prijzen, geen levertijden, geen
  toezeggingen over garantie of restitutie die niet expliciet zijn
  aangeleverd.
- Escaleer altijd naar een mens ([naam of rol], [e-mailadres of
  kanaal]) bij een dreiging van juridische stappen, een verzoek om
  terugbetaling boven [bedrag], een boze of geëmotioneerde klant, of
  een vraag die je met de beschikbare informatie niet zeker kunt
  beantwoorden.
- Verstuur nooit zelf een mail: lever altijd een concept dat de
  gebruiker eerst controleert en zelf verstuurt.

Outputformat: Lever een volledig mailconcept met onderwerpregel,
aanhef, kern en afsluiting. Voeg aan het eind, apart van de mail, een
korte notitie toe als escalatie nodig is en waarom.

• Een vage rolomschrijving zoals "je bent een assistent" in plaats van een concrete rol met een specifieke taak.
• Feiten (prijzen, voorwaarden) in de instructie zetten in plaats van in een apart kennisbestand.
• Geen grenzen meegeven, waardoor de assistent zelf prijzen of toezeggingen verzint zodra iets ontbreekt.
• De assistent direct met het hele team delen zonder hem eerst op echte gevallen te testen.

• Volg de vaste opbouw: rol en doel, toon, werkwijze, grenzen, outputformat, voorbeelden.
• Houd de instructie beknopt in plaats van elke uitzondering vooraf te willen dichttimmeren.
• Scheid feiten (kennisbestanden) altijd van gedrag (instructies).
• Test met vijf tot tien echte taken, inclusief lastige of onvolledige gevallen, voordat je uitrolt.

Kies een taak die je minstens wekelijks met een vergelijkbare briefing aan AI voorlegt. Schrijf de instructie uit volgens de zes onderdelen: rol en doel, toon, werkwijze, grenzen, outputformat, en een voorbeeld. Zet hem in een Custom GPT, Gem, Project of Copilot-agent, en test hem op drie echte gevallen, waaronder één met ontbrekende informatie. Kijk of de assistent daarbij navraagt in plaats van zelf iets te verzinnen.