Intake-chatbot laten bouwen: AI die je intakegesprekken voorbereidt
Een AI-assistent voert het intakegesprek met je klant, in ongeveer tien minuten, op een beveiligde pagina. Jij krijgt een kant-en-klaar voorbereidingsrapport. Wij bouwen zo'n chatbot voor jouw organisatie, gebaseerd op de versie die bij ons zelf dagelijks draait.
Wat is een intake-chatbot en voor wie is het?
Een intake-chatbot is een AI-assistent die het eerste, gestructureerde gesprek met een klant of kandidaat voert en de uitkomst samenvat in een rapport voor de professional. Handig voor adviseurs, bureaus, recruiters en dienstverleners die veel kennismakings- of aanmeldgesprekken voeren en die voorbereid aan tafel willen zitten, zonder dat de klant eerst een lang formulier hoeft in te vullen.
Van gesprek tot rapport tot beheer
Drie kanten van hetzelfde product, nagebouwd met fictieve voorbeelddata: wat je klant ziet, wat jij leest, en waar jij alles beheert.
Praktijk De Brink, 4 medewerkers. Administratie kost de eigenaar naar schatting twee avonden per week...
Voorbeelden met fictieve namen en data. De echte versie krijgt jouw onderwerpen, huisstijl en toon.
Elk eerste gesprek begint bij nul, en dat kost je agenda
Formulieren worden half ingevuld, mails blijven onbeantwoord, en dus gaat het eerste half uur van elk gesprek op aan vragen die vooraf beantwoord hadden kunnen zijn.
De klant praat op zijn eigen moment
Geen formulier maar een gesprek: de bot opent zelf, stelt per onderwerp hoogstens een paar vragen en vat aan het einde samen. Op telefoon of desktop, wanneer het de klant uitkomt.
Jij leest voorbereid in
Het gesprek eindigt in een rapport met situatieschets, wensen en randvoorwaarden, plus een voorgestelde gespreksagenda en open vragen die alleen jij ziet.
Het echte gesprek gaat ergens over
Geen half uur inventariseren maar meteen de diepte in. De klant voelt zich gehoord voordat jullie elkaar gesproken hebben, en jij beslist sneller of er een match is.
Een complete AI-intake: gesprek, rapport en beveiliging
Geen kaal chatvenster, maar een afgewerkt geheel dat je morgen aan een klant durft te sturen.
Begeleid gesprek
- Vaste onderwerpen, afgestemd op jouw dienstverlening
- De bot opent zelf en bewaakt de rode draad
- Begrensd aantal vragen per onderwerp, geen eindeloos doorvragen
- Controlevraag en samenvatting voor het afronden
Automatisch rapport
- Interne versie met gespreksagenda en open vragen
- Klantversie zonder interne secties, veilig te delen
- Download als PDF of Word, vooraf bewerkbaar
- Rapportkoppen die jij zelf bepaalt
Veilig en beheersbaar
- Unieke link met eenmalige toegangscode per klant
- Guardrails tegen prompt-injectie, met logging
- Persoonsgegevens gemaskeerd richting het taalmodel
- Limieten op vragen en AI-verbruik per gesprek
Voor adviseurs, bureaus, recruiters en praktijken in heel Nederland
Overal waar een goed eerste gesprek het verschil maakt, en de voorbereiding nu blijft liggen. Wij werken vanuit Haren (Groningen) en bouwen voor organisaties in heel Nederland.
Kennismakingsgesprekken met prospects die zelf nog niet scherp hebben wat ze zoeken. De bot brengt situatie, pijn en verwachtingen in kaart voordat jij aanschuift.
Eerste screening van kandidaten of interne aanvragen van vacaturehouders. Gestructureerde uitvraag, elke keer dezelfde onderwerpen, rapport per gesprek.
Briefings voor nieuwe opdrachten: doel, doelgroep, scope en budgetindicatie liggen vast voordat het eerste overleg begint. Geen briefingdocument meer achterna hoeven bellen.
Aanmeldingen en kennismakingen bij coaches, therapeuten, financieel adviseurs of andere praktijken: de klant vertelt zijn verhaal een keer, jij leest het terug in een net rapport.
Zo verloopt een intake-chatbot traject
We beginnen niet met techniek maar met het gesprek dat de bot moet voeren. De techniek staat er al: dezelfde aanpak draait dagelijks voor onze eigen kennismakingen.
Vijf stappen, van eerste gesprek tot livegang. Jij bepaalt de onderwerpen en de toon, wij zorgen dat het veilig en betrouwbaar draait.
Start met stap 1 →15+ jaar in IT, nu volledig gericht op praktische AI voor organisaties. De intake-chatbot die we voor klanten bouwen is geen concept: hij draait dagelijks voor de kennismakingsgesprekken van eenvoudig.ai zelf, inclusief guardrails, rapporten en beheerschermen. Wat je koopt, is in productie bewezen.
“De beste demo is geen presentatie maar het product zelf: doe de intake, en je hebt hem net gebruikt.”Meer over Jos →
Veelgestelde vragen
Wat is een intake-chatbot?+
Een intake-chatbot is een AI-assistent die een gestructureerd intakegesprek voert met je klant of kandidaat, op een beveiligde pagina met een unieke link en toegangscode. De bot stelt per onderwerp gerichte vragen, legt de antwoorden vast en maakt er direct een voorbereidingsrapport van. Jij leest dat rapport voor het echte gesprek en begint nooit meer bij nul.
Wat kost een intake-chatbot laten bouwen?+
Dat hangt af van de gewenste onderwerpen, koppelingen en waar de chatbot moet draaien. We werken met een vaste projectprijs plus een onderhoudsafspraak, niet met kosten per gesprek. Een eerste gesprek is gratis; daarna krijg je een prijsafspraak vooraf, zonder verrassingen achteraf.
Waar staat de data en hoe zit het met de AVG?+
De gesprekken en rapporten staan in een eigen database-omgeving, niet in een alles-in-een dienst van een derde partij. Persoonsgegevens worden gemaskeerd voordat tekst naar het taalmodel gaat, en toegang loopt via unieke links met een eenmalige code. Tijdens de intake bespreken we welke bewaartermijnen en verwerkersafspraken bij jouw situatie passen.
Hoe voorkom je dat de chatbot rare antwoorden geeft?+
De bot volgt een vaste gespreksstructuur met een begrensd aantal vragen per onderwerp, en alle in- en uitvoer gaat door guardrails: filters die prompt-injectie en het weglekken van instructies blokkeren. Blokkades worden gelogd. De bot doet bovendien geen prijsuitspraken en geen toezeggingen; dat blijft mensenwerk.
Kan de chatbot koppelen met mijn website of CRM?+
Ja. De chatbot draait als beveiligde webpagina en past daarmee bij vrijwel elke website. Rapporten zijn te downloaden als PDF of Word, en een koppeling met bijvoorbeeld je CRM of agenda is maatwerk dat we tijdens de intake verkennen. We kijken eerst wat er al draait voordat we iets nieuws neerzetten.
Hoe snel kan een intake-chatbot live staan?+
Een eerste werkende versie met jouw onderwerpen en huisstijl staat er doorgaans binnen enkele weken. Daarna volgt een testronde waarin we de vragen en de toon bijslijpen op echte gesprekken. Je start dus klein, ziet snel resultaat en breidt uit zodra de aanpak zich bewijst.
Verdiep je kennis over veilige AI-inzet
Praktische artikelen over verantwoord AI-gebruik, privacy en beleid, geschreven voor organisaties die AI serieus willen inzetten.
Wil je weten of dit voor jouw gesprekken werkt? Doe de intake.
Plan een gratis kennismaking of mail naar info@eenvoudig.ai. Je krijgt dan een persoonlijke link naar onze eigen intake-chatbot: tien minuten later heb jij het product ervaren en hebben wij ons gesprek voorbereid. Zo werkt het straks ook voor jouw klanten.